Redusere utskriftskostnader i virksomheten din

Ifølge markedsundersøkelsesfirmaet, IDC, representerer kostnadene knyttet til utskrift 1-3% av årlig omsetning av bedrifter. Det er likevel mulig å redusere utskriftskostnadene ved å omfatte en helhetlig tilnærming og endre arbeidsvaner. Her er noen måter å endre utskriftsprosessen og vedta god praksis.

Optimalisering av utskriftsprosessen

Kontroller dine behov

Lag en oversikt over antall skrivere, velg hvilken type utskrift som er gjort, volumet på sider som skrives ut hver måned og kostnaden for forbruksvarer (for eksempel papir, skriver tonere)

Vurdere brukernes virkelige behov: inkludert mulig bruk av tilleggsfunksjoner (kopi, skanning, faks, etc ...)
Tenk på utskifting av noen prosess som involverer utskrift (prioritere bruk av digitale kopier av dokumentet ditt når det er mulig).
Vurder å sentralisere utskrift på multifunksjonssystemer, eller outsource dem til en spesialistleverandør (for noen bestemt type utskrifter).
Denne analysefasen kan bidra til å pinke problemer i utskriftsprosessen (uegnet utstyr, redundans, dårlig praksis for ansatte).

Reduser antall skrivere og velg multifunksjonsenheter

Bruken av enkelte skrivere forårsaker vanligvis flere problemer:

Ekstra kostnader (f.eks. Blekk, ganske lav ytelse, reparasjonskostnader viktigere)
Risiko for heterogenitet blant dine databehandlingstjenester (forskjellige innstillinger)
Lokal overbelastning
Bruk av multifunksjonsskrivere anbefales, men det innebærer trening av ansatte (teknisk kunnskap i multifunksjonsenheter, aksept av endringsarbeidsvaner).

Forbrukbare kostnader relaterte multifunksjonsenheter

I tillegg til mange tekniske kriterier som skal vurderes før du velger en multifunksjonsskriver, er det viktig å ta hensyn til kostnadene ved forbruksvarer (og hyppigheten for fornyelse av patroner / tonere) og kjøpesummen på enheten.

Det er derfor viktig å sjekke:

Utskriftskapasitet på kassetter
Tilstedeværelsen av separate blekktanker.

Påminnelse: Laserskrivere er billigere å bruke enn blekkskriver (selv om de er dyrere å kjøpe).

Vedta beste praksis.

Oppmuntre tosidig utskrift

Ifølge en Gartner-studie kan bruk av tosidig utskrift redusere papirforbruket opptil 30% i bedrifter. Denne funksjonen støttes av MFP.

Gjør bruk av "multiple print"

Denne funksjonen som tilbys på noen skriver, reduserer størrelsen på sider som skal skrives ut, og sorterer dem på et enkelt ark, i mindre størrelse (opptil fire reduserte sider på ett enkelt ark). Det er spesielt hensiktsmessig hvis du bare vil ha en oversikt over et dokument.

Se dokumentet før du skriver ut

En funksjon som er tilgjengelig på de fleste stasjonære applikasjoner, for å raskt sjekke om dokumentet (eller nettsiden) ikke inneholder unødvendige utskriftsområder, noe som resulterer i forbruk av for mye blekk (bilder, farger, vedlegg, etc ...).

Selektiv utskrift i svart og hvitt

Word-prosessorer lar deg velge og skrive ut bestemte sider av dokumentene dine. Utskriftsinnstillinger kan også ekskludere grafikk og bilder for å lagre blekk.

Unngå å kopiere og lime inn fra nettlesere

Utførelse av kopiering og liming av innholdet på en nettside til siden av en tekstbehandler fører vanligvis til tap av flere opplysninger: bilder, artikkelformat, typografiske regler osv.

Resultatet er ofte utilfredsstillende og fører til en overforbruk av papir for å få en tilfredsstillende rendering.

Imidlertid tilbyr nettlesere (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome og Safari) enten utvidelser eller innfødt funksjonalitet for å skrive ut nettsider riktig.

Arkiver dokumenter i PDF / A-formatet

PDF-formatet er en anerkjent standard for papirløs arkivering av dokumenter med juridisk / teknisk verdi.

En harddiskdokument er ikke alltid nødvendig, og opprettelsen av PDF gjør at du unngår unødvendig forbruk av papir.

PDF / A-1 er anerkjent som det riktige formatet for den langsiktige arkivering av dokumenter. Den kan genereres fra gratis (OpenOffice) eller lisensierte applikasjoner.